Wakati fulani, watu wengi wanapaswa kuandika barua kuuliza kitu. Iwe ni mchango wa hisani, nafasi ya kuchukua mtihani uliokosa, mkutano na mtaalam katika uwanja wako, au hati unayohitaji kwa ripoti unayoandika, mtindo wa kuandika barua hizi unabaki sawa. Fuata maagizo haya ili kufanya barua yako ya ombi iwe ya kitaalam zaidi na ya kushawishi.
hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujiandaa Kuandika
Hatua ya 1. Kusanya maoni muhimu zaidi
Kuandika barua wazi na bora ya kifuniko ni muhimu sana kuwa una ufahamu wazi wa malengo na madhumuni yako.
- Njia nzuri ya kuhakikisha maoni yako juu ya mada haya ni wazi ni kupata vipande vitatu vya karatasi tupu na kuziandika "kwanini ninaandika barua hii", "kusudi la barua hii" na "mawazo mengine".
- Bila kuhangaika sana juu ya maelezo, chukua dakika chache na andika maoni yako kwenye hizi karatasi tatu. Tengeneza orodha na jadili maoni makubwa unayo juu ya hali ambayo ilikuchochea kuandika barua hiyo, ikiwa utapata kile unachotaka kutoka kwake, na habari nyingine yoyote muhimu ambayo unaweza kuhitaji.
Hatua ya 2. Fikiria wasikilizaji wako
Muhimu kuweka sauti sahihi kwa barua yako ni kuelewa watazamaji unaowaandikia. Baada ya msukumo wako wa awali, kwenye karatasi nyingine andika kile unachojua kuhusu mpokeaji wa barua hiyo.
- Kwa mfano, msimamo wa mtu huyu ni nini, anaweza kukusaidiaje? Je! Mtu huyo anaweza kufanya uamuzi wa mwisho juu ya ombi lako, au kufanya uamuzi juu ya kupitisha ombi lako kwa mamlaka ya juu au la?
- Pia ni wazo nzuri kuzingatia maarifa ya mpokeaji wa ujumbe unayoandika. Ikiwa msomaji hajui vizuri somo unaloandika, hii itahitaji aina tofauti ya uandishi (yaani kutumia lugha rahisi na pamoja na habari zaidi ya asili) kuliko ikiwa mpokeaji wako tayari ni mtaalam wa somo hilo.
Hatua ya 3. Tengeneza muhtasari
Kabla ya kuanza kutunga barua hiyo, tengeneza muhtasari wa kupanga mawazo yako kwa mpangilio mzuri na thabiti.
Fikiria mambo makuu unayotaka kushughulikia na vidokezo vidogo ambavyo utatumia kuunga mkono hoja hizo. Hakikisha maoni yako yamepangwa kwa njia ya maana kwa msomaji wako
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Rasimu
Hatua ya 1. Tumia umbizo sahihi
Kuandika barua yako katika muundo sahihi na wa kitaalam wa barua ya biashara ni njia nzuri ya kutoa maoni mazuri ya kwanza.
- Kona ya juu kushoto, lazima ujumuishe, kwanza, anwani yako kamili, pili, tarehe, na, tatu, anwani kamili ya mtumaji. Haipaswi kuwa na mstari wa nafasi kati ya kila mmoja wao.
- Unaweza pia kujumuisha laini ya mada baada ya anwani ya mpokeaji, lakini hii ni hiari.
Hatua ya 2. Anza na salamu
Anza maandishi kuu ya barua yako na salamu inayofaa ya heshima.
- Ikiwa unamjua mtu unayemwandikia, unaweza kutumia jina lao la kwanza, kwa mfano, "Caro Renato". Vinginevyo, lazima utumie jina la mtu huyo na jina sahihi (km Dk. Bwana, ma'am).
- Ikiwa haujui jina la mtu unayemwandikia, tumia salamu kama "Mpendwa Mheshimiwa au Madam," au "Ambaye inaweza kumhusu."
Hatua ya 3. Andika aya ya utangulizi
Katika aya ya kwanza ya barua yoyote ya ombi, utahitaji kujitambulisha wazi na kwa ufupi kusudi la barua hiyo, kwa mfano, "Ninaandika kwa matumaini kwamba utazingatia kutoa mchango kwa Mfuko wa Msaada.
- Ikiwa umekuwa na mwingiliano wowote wa hapo awali na mpokeaji wa barua hiyo, aya ya kufungua pia ni mahali pazuri kuwakumbusha asili au ushirika wao, au mawasiliano uliyokuwa nayo hapo zamani.
- Kwa mfano: "Mimi ni mwanafunzi katika tamthiliya yako darasa la 101", au "Mimi ni rais wa Mfuko wa Usaidizi, shirika ambalo umesaidia kwa ukarimu kwa miaka 10 iliyopita", au "Niliwasiliana nawe mwezi uliopita juu ya uwezekano wa safari ya darasa kwenda kwenye bustani yako ya burudani ".
- Kuanzisha muunganisho sio tu kusaidia kwa mpokeaji, lakini pia kunaweza kukuza hisia za ujamaa na wewe, ambayo inaweza kuongeza nafasi ya ombi lako kutolewa.
Hatua ya 4. Andika aya kwa mwili
Hii (au hizi) inapaswa kutoa muktadha wa ziada na habari na maelezo maalum zaidi kuhusu agizo lako. Hii ni fursa yako kuelezea haswa kile unachoomba na kwanini ombi lako lipewe.
- Kuwa kamili lakini mfupi. Unapaswa kuelezea wazi kile unauliza na kwanini mada hiyo inastahili kuzingatiwa, lakini msomaji hatataka kusoma hadithi yako ya maisha.
- Kuwa wa moja kwa moja na mahususi juu ya kile unachoomba. Mpokeaji haipaswi kuwa na shaka yoyote juu ya kile unachotaka. Kwa mfano: "Natumai utazingatia kurudia mchango wako wa ukarimu mwaka huu", au "Ningeomba kwa heshima nafasi ya kuwasilisha tena ombi hili".
- Kuwa na adabu na tumia toni inayofaa msomaji.
- Kuwa wa kweli na uweke hisia zako katika hali nzuri. Ikiwa lazima ujadili hisia zako juu ya suala, lieleze badala ya kuwa na mhemko wa kweli, kwa mfano, "Nilivunjika moyo sana nilipoona daraja langu", sio "Nina wazimu sana juu ya safu hii!"
Hatua ya 5. Andika aya ya kumalizia
Katika aya yako ya mwisho, unapaswa kumfanya mpokeaji wako ajue vizuizi vyovyote husika na pia utoe shukrani yako kwa kuzingatia ombi lao.
- Kwa mfano, ikiwa unaandika kuomba habari au mkutano na mtu ambayo lazima ifanyike kabla ya tarehe fulani kuwa ya matumizi yoyote, kwa adabu weka wazi katika hitimisho.
- Hata kama mpokeaji wako hatakubali ombi lako, ukweli kwamba walichukua wakati kusoma barua yako na kuzingatia matakwa yako inastahili shukrani.
Hatua ya 6. Ongeza kufungwa
Mwishowe, barua yako inahitaji kufungwa sahihi na kwa adabu. Chaguo nzuri ni pamoja na "Kwa Heshima", "Waaminifu" au "Wishes Wangu Bora", ikifuatiwa na jina lako.
- Ikiwa unatuma barua halisi, acha mistari minne ya nafasi tupu kati ya kufunga na jina lako lililopigwa chapa. Katika nafasi hii, saini jina lako kwa kalamu.
- Ikiwa unaandika kwa maandishi yako mwenyewe, habari hii inapaswa kuja baada ya kufunga kwako, kwa mfano, "Kiambatisho: 2".
Sehemu ya 3 ya 3: Kumaliza Barua
Hatua ya 1. Pumzika
Baada ya kumaliza rasimu ya kwanza ya barua yako, iweke kando kwa siku chache ikiwa muda unaruhusu. Hii itakupa mtazamo tofauti juu yake wakati unarudi kwake.
Hatua ya 2. Pitia na andika tena barua
Tafadhali soma kwa uangalifu ili kuhakikisha maandishi yako yako wazi, yanapita vizuri, na inakidhi malengo uliyoweka kutimiza katika sehemu ya 1. Fanya marekebisho yoyote muhimu.
Njia nzuri ya kutathmini maandishi yako ni kusoma barua kwa sauti. Hii itakusaidia kugundua maneno yoyote yanayopotea na kwa ujumla kupata hisia ya ikiwa lugha inapita vizuri na inapiga toni sahihi
Hatua ya 3. Sahihisha mchoro wa mwisho
Mara tu unapofanya mabadiliko yote ya usuli, angalia barua nyingine ili uangalie makosa yoyote ya tahajia na kisarufi uliyofanya mara ya kwanza.
Ni wazo nzuri kuwa na mtu asome barua yako kwa kusudi hilo pia. Ni rahisi sana kupuuza makosa yako mwenyewe
Hatua ya 4. Tuma barua yako
Tuma barua yako kwa mpokeaji wako. Hakikisha kuweka nakala ya rekodi zako hadi suala hilo litatuliwe.
Vidokezo
- Fanya agizo lako liwe rahisi kutimiza iwezekanavyo, weka wazi ni nini mpokeaji wako anaweza kufanya kukusaidia, na upe habari yoyote ambayo inaweza kuwa msaada kwao katika kutoa agizo lako. Kwa mfano, ikiwa unauliza barua ya mapendekezo, fikiria ikiwa ni pamoja na wasifu wako.
- Wakati huo huo, hakikisha kushika hatua kuu ya barua yako. Habari nyingi, haswa wakati sio ya thamani kwa msomaji, zinaweza kuvuruga na kutatanisha.
- Weka agizo lako kwa ujasiri na usadikishe, lakini usifanye mahitaji.
Ilani
- Tahajia mbaya na sarufi inaweza kuharibu barua. Inaweza kuvuruga msomaji wako na inaweza kutoa maoni kwamba haujali kutosha juu ya agizo lako ili iwe sawa. Sahihisha kila wakati, na kila inapowezekana pata msomaji wa pili aangalie barua yako.
- Usijaribu kumdanganya msomaji wako kwa maombi ya kihemko, vitisho au ahadi zisizo za kweli. Aina hizi za rufaa zina uwezekano wa kumkera msomaji wako kuliko kuwashawishi.