Njia 3 za Kuwa Katibu Mzuri na aliyepangwa

Orodha ya maudhui:

Njia 3 za Kuwa Katibu Mzuri na aliyepangwa
Njia 3 za Kuwa Katibu Mzuri na aliyepangwa

Video: Njia 3 za Kuwa Katibu Mzuri na aliyepangwa

Video: Njia 3 za Kuwa Katibu Mzuri na aliyepangwa
Video: Dr. Chris Mauki: Mbinu 5 za kuiteka akili ya mpenzi wako. Part 1 2024, Machi
Anonim

Kuwa katibu mzuri, lazima uwe tayari kila wakati kusuluhisha jambo, pamoja na kuwa mzuri na mpangilio. Mtu anayechukua jukumu hili, ambalo linahitaji uaminifu mkubwa, ni sehemu ya lazima ya timu, lakini hiyo haiwapei uhuru wa kujua jinsi ya kuwasiliana vizuri sana. Kuboresha ujuzi wako zaidi na zaidi ni njia ya kuwa na kazi ya kupendeza, thabiti na ya kupendeza.

hatua

Njia ya 1 ya 3: Kuchukua Msimamo wa Utaalam

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 1
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 1

Hatua ya 1. Daima fika kwa wakati

Jaribu kufika mapema kidogo kuliko kawaida kupanga ofisi na kujiandaa kwa mikutano ya siku na miadi mingine. Tumia wakati ambapo mazingira ni duni na yenye utulivu kusoma barua pepe na kufuata maendeleo ya majukumu mengine muhimu.

Jaribu kumbuka inachukua muda gani kufika kazini kila siku na urekebishe utaratibu wako ipasavyo. Jipe pambizo la dakika 15 au 20 mapema ili usiingie kwenye hatari ya kuchelewa kwa sababu ya kitu kisichotarajiwa. Ikiwa unakwenda mahali fulani kwa mara ya kwanza, fanya jaribio kwanza ili kupata wazo la itakuchukua muda gani kufika huko

Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 2
Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 2

Hatua ya 2. Panga mawazo

Pata mapumziko mengi ili kuifanya akili yako itulie na kupumzika. Kwa njia hiyo unaweza kupanga maoni wazi zaidi. Kuwa na kahawa au chai mapema asubuhi au wakati unahisi unahitaji kuburudisha akili yako. Wakati wowote inapowezekana, pumzika na acha dawati lako katika hali safi na maridadi.

Kila dakika 52 ilifanya kazi, ni busara kuchukua mapumziko ya dakika 17. Uchunguzi unaonyesha kuwa kazi hii na wakati wa kupumzika huongeza uzalishaji zaidi. Wakati wa mapumziko, inuka na nyoosha au fanya mazoezi rahisi. Pia chukua nafasi ya kuzungumza kidogo na wenzako au tembea tu ofisini na kunywa maji

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 3
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 3

Hatua ya 3. Daima kumbuka ratiba

Jukumu moja muhimu zaidi la wale wanaofanya kazi ya katibu ni kujua ratiba ya bosi, wafanyikazi wengine muhimu katika kampuni na majukumu ambayo anahitaji kutekeleza. Daima angalia ratiba yako ili kuepuka makosa kama vile kupanga mikutano miwili tofauti kwa wakati mmoja.

Acha ajenda, iwe ya mwili au dhahiri, kila wakati iko wazi. Wakati mtu anakuuliza swali juu ya uteuzi wa bosi wako au anajaribu kupanga miadi, tayari utakuwa na habari hiyo

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 4
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 4

Hatua ya 4. Nenda umejiandaa kwa mikutano

Leta vifaa vyote muhimu, kama ajenda, kompyuta ndogo na noti kutoka kwa mikutano iliyopita. Kabla ya kuanza mkutano, muulize mkuu wako ikiwa unahitaji kufanya kitu, kama vile kupeana hati kwa washiriki au kuwajibika kwa kompyuta kuwasilisha mada.

Usiku kabla au saa chache kabla, tuma wigo wa mkutano, dakika za miadi ya zamani, au nyenzo nyingine yoyote inayofaa kwa waliohudhuria

Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 5
Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 5

Hatua ya 5. Jifunze kifupi

Mahitaji ya kurekodi habari kawaida ni nzuri kwa wale wanaofanya kazi katika nafasi ya katibu. Chukua kozi fupi ili ujifunze njia za kuandika haraka.

Ikiwa haujazoea kuchukua maelezo kwa mkono, unaweza kujifunza kuchapa haraka. Ijaribu kwa kuweka saa ya saa moja kwa kila kifaa unachotumia, na jaribu kuandika haraka kwenye simu yako, kompyuta kibao na kompyuta. Kisha fanya hesabu ili uone ni maneno ngapi unayoweza kuchapa kwenye kila kifaa. Tumia ile inayopata utendaji bora mara nyingi

Njia 2 ya 3: Kuboresha Mbinu za Shirika

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 6
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 6

Hatua ya 1. Tumia kalenda na kalenda

Weka ratiba yako, kalenda na daftari karibu na sasisha habari inahitajika.

  • Je! Unapendelea kufanya kazi na kalamu na karatasi? Kuwa na pedi na kalamu inayofaa mfukoni mwako au mkoba ili uweze kuzibeba kila wakati. Unapotengeneza daftari la orodha ya mambo unayoweza kukamilisha, pitisha kazi hiyo kwenye orodha.
  • Ni sawa ikiwa unapendelea rasilimali za dijiti. Tumia kalenda yako ya rununu kupanga mikutano na miadi, na weka arifa ili kupokea arifa na vikumbusho. Maombi kama Wunderlist na Todoist husaidia sana.
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 7
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 7

Hatua ya 2. Sawazisha habari

Kuweka maelezo yako, kazi, na miadi siku zote, ni muhimu kusawazisha habari kwenye vifaa vyote. Hivi sasa, programu yoyote ya kisasa huleta huduma hii.

  • Shiriki kazi na nyaraka na wafanyikazi wengine na bosi wako. Basecamp na Trello ni programu ambazo zinaweza kutumiwa na watu wengi ndani ya timu.
  • Tuma hati na lahajedwali kupitia Hati za Google au ushiriki programu kama vile Dropbox na Hightail.
Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 8
Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 8

Hatua ya 3. Unda mfumo wa rangi

Vidokezo na hati zako zitakuwa rahisi kuelewa ikiwa unaweza kuzipanga kwa rangi. Weka rangi kwa kila mradi, siku, mfanyakazi, au aina nyingine yoyote ya mgawanyiko ambayo inaweza kufanya kazi yako iwe rahisi. Tumia alama za maandishi au tabo zenye rangi ili kupata habari haraka zaidi.

Programu nyingi za rununu na barua pepe hutoa aina hii ya huduma kuvunja kazi na rangi

Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 9
Kuwa Katibu anayefaa na aliyepangwa Hatua ya 9

Hatua ya 4. Futa kikasha chako cha barua pepe

Weka kikasha chako kikiboreshwa, ukiondoa ujumbe wote usiohitajika na ukiacha tu zile muhimu zaidi. Unaweza pia kuweka alama kuwa ujumbe haujasomwa au kuweka ikoni ya ufuatiliaji karibu nayo. Unaweza kuweka barua pepe zisizo na umuhimu kwenye folda na ufute zile zisizo za lazima.

Jaribu kuunda folda zilizopangwa kwa mwaka, robo, au mwezi. Au ugawanye na mradi, aina au mfanyakazi. Jaribu kujibu, kufuta au kukusanya habari muhimu mara tu baada ya kuipokea ili kuepuka kuishia na ujumbe usiofaa katika kikasha chako au kuishia kusahau kujibu. Weka majukumu kadhaa kwa shirika lako mwenyewe: kuweka marudio ya kila ujumbe mwisho wa siku ni moja wapo ya kazi hizo

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 10
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 10

Hatua ya 5. Kuwa sawa

Weka vifaa vya aina moja mahali pao na uweke kando madaftari na folda kwa miradi maalum. Weka pedi na kalamu kwenye simu yako ili uweze kuandika haraka na epuka kuandika kwenye karatasi huru, iliyopotea kwa urahisi. Andika habari za mkutano mahali tofauti ili usiwe na hatari ya kuchanganya data na zile zisizo na maana.

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 11
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 11

Hatua ya 6. Hifadhi karatasi na wakati

Epuka kuchapisha nyaraka zisizo za lazima. Ni nini kinachowezekana kutumia kidigitali tu, chagua njia hii. Hifadhi au soma rekodi muhimu kwa hivyo hakuna nyenzo na wakati wa kupoteza. Moja ya faida za kuwa na hati zilizohifadhiwa kwenye faili za dijiti ni kwamba kuzifikia kila wakati kutakuwa kubofya tu na hautahatarisha kuzipoteza.

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 12
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 12

Hatua ya 7. Weka hesabu ya nyenzo kila wakati kuwa ya kisasa

Kuwa mwangalifu usikose vifaa vya msingi kama vile daftari, kalamu, bahasha, folda na chakula kikuu. Ikiwa hauwajibiki kununua vitu hivi, tafadhali toa orodha ya Ununuzi. Usikose vifaa ili kuagiza usafirishaji mpya. Inawezekana kupata punguzo nzuri ikiwa unanunua bidhaa kwa idadi kubwa.

Weka vifaa vimepangwa kwenye dawati lako. Tumia masanduku ya faili, folda, trays na waandaaji wengine

Njia ya 3 ya 3: Kuwasiliana kwa Ufanisi

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 13
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 13

Hatua ya 1. Weka muundo wa majibu

Njia rahisi ya kuokoa muda na nguvu ni kuwa na faili zilizo na majibu ya kawaida na yanayotumika kawaida. Kulingana na swali, unaweza kujibu tayari na jibu tayari, ama kwa barua pepe au kwa simu.

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 14
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 14

Hatua ya 2. Kuwa mwangalifu

Andika habari zote muhimu kwenye simu yako ya rununu au kwenye kalenda yako, iwe ni simu, barua pepe inayoingia, au mada inayofunikwa kwenye mkutano. Panga vidokezo hivi kwenye folda au faili za dijiti kutaja wakati wowote una swali au ukiulizwa juu yake na hauwezi kukumbuka mara moja.

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 15
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 15

Hatua ya 3. Kuwa mzuri na rafiki kwa simu

Unda salamu nzuri na inayoelezea wakati wa kujibu simu. Kuwa na orodha ya viendelezi kutoka kwa watu wengine na idara zilizo karibu na jaribu kukariri zile muhimu zaidi kupitia simu haraka.

Jifunze ni vipengee vipi vinavyopeanwa na simu yako, kama vile kupeleka simu moja kwa moja kwenye sanduku la barua la mfanyakazi au kumwongeza mtu kwenye mkutano wa mkutano. Kujua taratibu hizi zitakusaidia kuwa na ufanisi zaidi na epuka shida za kiufundi

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 16
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 16

Hatua ya 4. Kuwa na amri nzuri ya Kireno

Uandishi wako unahitaji kuwa na kasoro, bila makosa ya tahajia, sarufi na uakifishaji. Kabla ya kutuma barua pepe au kusambaza memo, ipitie ili uone ikiwa maandishi ni sahihi. Hutaki kumtumia barua pepe bosi aliyejaa makosa mabaya, je!

Wahariri wengi wa maandishi na matumizi ya barua pepe hutoa huduma ya ukaguzi. Pia kuna viendelezi ambavyo unaweza kuongeza kwenye kivinjari chako ambacho husahihisha maandishi kwenye wavuti na majukwaa ya media ya kijamii. Fikiria juu ya kuwa na moja ya viendelezi hivi, haswa ikiwa ni jukumu lako kutuma kwenye mitandao ya wavuti au wavuti

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 17
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 17

Hatua ya 5. Kuwa mfupi na mwenye adabu katika barua pepe na barua za sauti

Eleza madhumuni ya simu au barua pepe, kuwa mzuri na lengo kadiri inavyowezekana. Usisahau kutoa jina lako na kampuni unayofanya kazi. Ikiwezekana, acha maelezo ya mawasiliano pamoja na yale unayotumia kuwasiliana.

Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 18
Kuwa Katibu Ufanisi na aliyepangwa Hatua ya 18

Hatua ya 6. Thibitisha nyakati za miadi

Thibitisha kwa barua pepe au simu mikutano ya bosi wako na majukumu mengine muhimu siku moja kabla au masaa machache mapema. Ni muhimu kuhakikisha kuwa yeye na mtu ambaye atakutana naye au atakutana naye. Wasiliana na mtu yeyote ambaye hajajibu ombi kwa kutuma barua pepe fupi, yenye adabu au kupiga simu ya adabu.

Ilipendekeza: