Ripoti za maendeleo ni muhimu katika usimamizi wa miradi, iwe ni tasnifu au moja ya miradi iliyofanywa kazini. Utahitaji kufanya hivi ili kumsimamia msimamizi wako, wenzako, au wateja juu ya kile unachofanya kazi kwa sasa. Utahitaji kuzingatia kile ulichofanikiwa na kile ambacho bado kinahitaji kufanywa.
hatua
Njia 1 ya 3: Kuanza
Hatua ya 1. Fafanua kusudi lako katika pendekezo
Kuna sababu kadhaa tofauti ambazo mtu anaweza kuuliza ripoti ya maendeleo. Kwa kweli, yoyote kati yao itaandikwa kwa kusudi la kufunua maendeleo yaliyopatikana kwenye mradi maalum. Walakini, kuna aina tofauti za mapendekezo ya kuzingatia:
- Ripoti ya maendeleo ya programu ya utafiti au mradi itakuwa tofauti kidogo na ile ya mradi wa kazini. Katika kesi hiyo, kuna uwezekano zaidi wa kulazimisha kutaja habari, na kuna uwezekano mdogo wa kuzingatia vitu kama gharama (ingawa sio kila wakati).
- Ripoti ya kazi kwa mteja itaandikwa tofauti na kwa mkuu wa kazi. Kwanza lazima uzingatie sababu za kuiandika.
Hatua ya 2. Fikiria juu ya hadhira
Baada ya kufafanua kusudi la ripoti, unapaswa kuzingatia aina ya mada ambazo mpokeaji anahitaji kupokea. Wakati ripoti zote za maendeleo kawaida zinajumuisha data fulani ya jumla, ni muhimu kutambua vidokezo maalum:
- Je! Wasomaji wameunganishwaje na mradi huo? Matokeo yake yatawaathiri vipi? Uunganisho na ushawishi zitatofautiana kati ya mkuu na mteja, kwa mfano.
- Fikiria juu ya uamuzi gani wasomaji wanahitaji kufanya baada ya kusoma ripoti ya maendeleo (ni msaada gani, pesa, au wakati watahitaji kuwekeza, kwa mfano).
- Fikiria wasomaji wa habari lazima wajue kusimamia kwa kweli na kushiriki katika mradi huo. Je! Ni mambo gani ya kiufundi ambayo utalazimika kujua? Je! Tayari unajua na jargon ya kiufundi?
Hatua ya 3. Fafanua njia bora ya kuwasiliana na hadhira
Ripoti ya maendeleo sio hati tu iliyoandikwa kutumwa kwa mwalimu au mkuu. Inaweza kuchukua aina nyingi kulingana na kile kinachohitajika.
- Ripoti ya maendeleo inaweza kuwa ripoti fupi ya mdomo katika mikutano ya kila wiki au ya kila mwezi ya timu.
- Inaweza kuchukua fomu ya barua pepe za mara kwa mara kwa wenzako.
- Inaweza kuchukua fomu ya memos rasmi au isiyo rasmi iliyotumwa kwa wasimamizi.
- Bado inaweza kufanywa kama ripoti rasmi kwa wateja au wakala wa serikali.
Hatua ya 4. Ongea na msimamizi
Isipokuwa umeandika ripoti ya aina hii hapo awali (kwa nini ningekuwa hapa?), Ni muhimu kupata mwongozo mwingi iwezekanavyo kutoka kwa wakuu wako. Kunaweza kuwa na muundo maalum unaotumiwa na kampuni, katika hali hiyo ni muhimu kufuata sheria zinazofaa.
Hatua ya 5. Tazama toni
Sio ripoti zote zinahitaji kuwa rasmi. Kwa kweli, ripoti za ndani zilizotolewa kwa wenzao au wasimamizi mara nyingi huwa na lugha isiyo rasmi zaidi. Ndio maana ni muhimu sana kuzungumza na msimamizi wako juu ya kile unatarajia kupata.
- Linapokuja habari iliyopitishwa kwa mteja au wakala wa serikali, au hata nadharia ya kuchambuliwa na jopo, inafaa kufanya dhambi zaidi kwa upande wa utaratibu.
- Bila kujali kiwango cha utaratibu au isiyo rasmi, ni muhimu kuendelea kwa njia wazi, inayolenga na ya uwazi.
Njia 2 ya 3: Kuandika Ripoti
Hatua ya 1. Amua jinsi ungependa kuwasilisha nyenzo
Wakati unapoanza kuandika ripoti hiyo, utakuwa umefafanua sauti inayohitajika kuwa, na pia lengo lako. Sasa, unahitaji kufafanua fomu bora (au fomu) ambazo unaweza kuwasilisha habari hii.
- Unaweza kuchagua kutengeneza orodha ya mada. Hii ni njia wazi ya kuwasilisha vifaa, kuwa rahisi kuvinjari na kupata habari muhimu. Walakini, inaweza kuwa njia zisizo rasmi kidogo za kuandika ripoti ya maendeleo, na inaweza kufaa zaidi kwa memos zinazolengwa kwa wasimamizi na wafanyikazi wenzao wa barua.
- Unaweza pia kujumuisha grafu au meza. Hii inaweza kuwa nzuri sana ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo kwenye mradi unayotaka ufadhili, au kufunua ni kwanini unastahili usomi ambao umepokea tayari.
Hatua ya 2. Tumia vifungu
Kuandika ripoti nzuri ya maendeleo, unahitaji kuwa wazi iwezekanavyo. Kuigawanya katika vifungu ni njia nzuri ya kukusanya nyenzo zote zinazohusika.
Kujumuisha vichwa vidogo katika ripoti hiyo kunaweza kuifanya iwe wazi zaidi, kwani inaruhusu wasomaji au wasikilizaji kujua nini cha kutarajia kutoka kwa kila kifungu. Ikiwa kuna vifaa ambavyo wanavutiwa sana, inawezekana kwamba wataruka moja kwa moja
Hatua ya 3. Andika kichwa
Kawaida huvuka juu ya karatasi ikiwa unatumia muundo uliowekwa. Tena, hii itategemea kile kampuni au chuo kikuu kinapendelea, kwa hivyo kumbuka kuuliza swali hili kabla ya kuanza.
Kichwa kinapaswa kujumuisha tarehe, wakati ripoti ilitumwa, jina na jina la mpokeaji, jina na jina la mtumaji, na mada inayozungumziwa
Hatua ya 4. Andika utangulizi
Sehemu hii huenda chini ya kichwa na inaweza kutenganishwa na vifaa vingine kwa kutumia uandishi wa italiki. Inatoa muhtasari mfupi wa mradi huo, kwa muhtasari hali yake. Utaweza kubainisha ni maendeleo ngapi yamepatikana na ikiwa malengo fulani tayari yametimizwa.
Kumbuka kujumuisha kusudi la ripoti, tambulisha mradi, na narudia kusema kuwa hii ni sasisho juu ya maendeleo yaliyofanywa
Hatua ya 5. Andika mwili wa pendekezo
Sehemu hii, ikiwa imegawanywa katika sehemu na vifungu, ni toleo la kina zaidi la utangulizi. Angalia habari iliyotolewa katika utangulizi na jaribu kupanua juu yake.
- Taja majukumu yaliyofanywa tangu ripoti ya mwisho na ambayo bado yanaendelea.
- Sema maswala ambayo yalikumbana nayo, maswala ambayo yanahitaji kutatuliwa, na maazimio ya vizuizi hivyo.
- Sema mabadiliko yaliyotokea na sababu zao.
- Unaweza pia kujumuisha vidokezo kama mabadiliko ya wafanyikazi, ugumu wa kupata vifaa, gharama za juu zilikutana na ucheleweshaji au masuala ya usalama au teknolojia.
Hatua ya 6. Chunguza kinachofuata katika mradi wako
Ingawa kimsingi ni sehemu ya mwili wa ripoti hiyo, ni muhimu hapa kwamba watazamaji waelewe ni wapi unaenda na mradi huu. Kumbuka kutaja changamoto ambazo zinaweza kuathiri muda wa kukamilisha, bajeti, au muundo wa usimamizi.
- Kwa kweli unahitaji kuripoti ikiwa tarehe za mwisho za kukamilika zimebadilika au la.
- Epuka shida za maua kwa watazamaji, lakini hakuna haja ya kuwaogopesha bila lazima au kuahidi kile ambacho hakiwezi kutolewa.
Hatua ya 7. Jumuisha jumla ya masaa uliyofanya kazi
Unahitaji kufunua ni kazi ngapi wewe na timu yako (ikiwa ipo) mmeweka katika mradi huu. Hii inawaambia wasikilizaji (ikiwa ni msimamizi wako, wateja wako, au wakala wa serikali ambaye anaweza kukufadhili) kwamba umekuwa ukifanya kazi kwa bidii.
Njia ya 3 ya 3: Kuepuka Shida za Kawaida
Hatua ya 1. Shikamana na somo
Mradi unashikilia misingi iliyoainishwa hapo juu, utakuwa sawa. Ni muhimu sana kuepuka kupotoka kwa maeneo mengine yanayohusiana tu na mradi huo, hata iwe ya kupendeza.
Ikiwa mradi wako unakaribia kuanzisha tena shirika la sanaa lisilo la faida, kwa mfano, inaweza kuwa ya kuvutia kutoka nje na kuingia kwenye majadiliano juu ya hali mbaya ya ufadhili wa kisanii, lakini hiyo haisaidii kwa undani jinsi ni maendeleo ya mradi huo
Hatua ya 2. Weka rahisi
Kusudi la ripoti ya maendeleo ni kuonyesha maendeleo yaliyofanywa bila kuzidi watazamaji na maoni na maneno. Unachohitaji kuzingatia ni jinsi mradi unavyokwenda, ni nini kinahitaji kufanyiwa kazi, na ni mabadiliko gani yanahitajika kufanywa.
Kulingana na mpokeaji wa ripoti yako, unaweza kuzuiliwa kwa kikomo fulani cha ukurasa. Utawala mzuri wa kidole gumba ni kuwa na malengo kadiri inavyowezekana, lakini hakikisha kuingiza habari zote zinazofaa
Hatua ya 3. Epuka kuwa haijulikani sana
Hakikisha kutoa maelezo maalum juu ya maendeleo ya sasa ya mradi. Epuka kusema kitu kama "Tunafanya maendeleo mazuri katika kutafuta ufadhili wa kisanii", kwa mfano, tukipendelea kusema "Pamoja na misaada miwili ya R $ 5,000 kutoka kwa mashirika haya tofauti, tutakuwa na R $ 2,000 tu kufikia lengo letu la R $ 12,000".
Hatua ya 4. Jihadharini na verbiage
Tena, ripoti yako lazima iwe wazi na fupi. Ni muhimu kutopakia wasikilizaji kwa maneno ya kupita kiasi ambayo hayaongezei chochote kwenye matokeo ya mwisho. Misemo kama vile "janga kamili" na "mafanikio ya giddy", kwa mfano, ni ya kihemko sana na haijulikani kutumiwa na wateja au wasimamizi.
Hatua ya 5. Taja vyanzo vyako
Habari yoyote iliyotumiwa ambayo imetoka kwa chanzo cha nje, pamoja na picha na data, lazima iwakilishwe vizuri. Unaweza kuongeza vyanzo vya ziada na sehemu ya marejeleo kwenye ripoti yako.
Vidokezo
- Jaribu kuchambua mtindo wa msimamizi wako. Labda ana upendeleo kama aina ya ripoti ambazo anapendelea kuona. Wengine wanataka kuona orodha zaidi au habari juu ya mada, wakati wengine huchagua kujua kidogo iwezekanavyo ili kusonga mbele. Bado wengine watapendelea habari nyingi iwezekanavyo, bila kujali ni kurasa ngapi zinahitajika.
- Kuwa maalum wakati unaelezea maendeleo, lakini epuka maneno mengi.